Trong kinh doanh, chúng ta thường cần đẩy nhanh tốc độ trao đổi, giao dịch với khách hàng.Nhưng một số phím tắt hội thoại không nên được sử dụng.

Nhờ văn bản, các từ viết tắt và viết tắt ngày nay phổ biến hơn bao giờ hết.Hầu như chúng ta luôn tìm kiếm một lối tắt, cho dù chúng ta gửi email, trò chuyện trực tuyến, nói chuyện với khách hàng hay nhắn tin cho họ.

Nhưng ngôn ngữ viết tắt có những nguy hiểm: Trong nhiều trường hợp, khách hàng và đồng nghiệp có thể không hiểu phiên bản ngắn hơn, gây hiểu nhầm và bỏ lỡ cơ hội tạo ra trải nghiệm tuyệt vời.Khách hàng có thể cảm thấy như bạn đang nói chuyện ở trên, dưới hoặc xung quanh họ.

Ở cấp độ kinh doanh, “nói chuyện bằng tin nhắn” được coi là thiếu chuyên nghiệp trong hầu hết mọi tình huống ngoại trừ những cuộc nói chuyện thân thiện qua điện thoại di động.

Trên thực tế, một cuộc khảo sát của Trung tâm Đổi mới Nhân tài (CTI) cho thấy, trên thực tế, việc giao tiếp bằng văn bản kém với khách hàng và đồng nghiệp thậm chí có thể gây nguy hiểm cho sự nghiệp.(Lưu ý: Khi phải sử dụng từ viết tắt, câu trước là ví dụ về cách thực hiện tốt. Tham khảo tên đầy đủ ở lần nhắc đến đầu tiên, đặt từ viết tắt trong ngoặc đơn và sử dụng từ viết tắt trong suốt phần còn lại của tin nhắn.)

Vì vậy, khi giao tiếp với khách hàng qua bất kỳ kênh kỹ thuật số nào, đây là những điều cần tránh:

Nói chuyện bằng văn bản nghiêm túc

Nhiều cái gọi là từ đã xuất hiện cùng với sự phát triển của thiết bị di động và tin nhắn văn bản.Từ điển tiếng Anh Oxford đã công nhận một số từ viết tắt văn bản phổ biến như LOL và OMG.Nhưng điều đó không có nghĩa là chúng phù hợp với mục đích giao tiếp kinh doanh.

Tránh những từ viết tắt được sử dụng phổ biến nhất này trong bất kỳ giao tiếp điện tử nào:

• BTW – “Nhân tiện”
• LOL – “Cười thành tiếng”
• Bạn – “Bạn”
• Chúa ơi – “Ôi chúa ơi”
• THX – “Cảm ơn”

Lưu ý: Vì FYI đã tồn tại trong giao tiếp kinh doanh từ rất lâu trước khi nhắn tin bằng văn bản nên trong hầu hết các trường hợp, điều này vẫn có thể chấp nhận được.Ngoài ra, chỉ cần đánh vần những gì bạn thực sự muốn nói.

Điều khoản mơ hồ

Nói hoặc viết càng sớm càng tốt và 99% mọi người hiểu ý bạn là “càng sớm càng tốt”.Mặc dù ý nghĩa của nó được hiểu một cách phổ biến nhưng thực tế nó có rất ít ý nghĩa.Ý kiến ​​của một người về việc càng sớm càng tốt hầu như luôn khác với người hứa hẹn điều đó.Khách hàng luôn mong đợi càng sớm càng tốt nhanh hơn những gì bạn có thể cung cấp.

Điều tương tự cũng xảy ra với EOD (cuối ngày).Một ngày của bạn có thể kết thúc sớm hơn nhiều so với ngày của khách hàng.

Đó là lý do tại sao nên tránh càng sớm càng tốt, EOD và những từ viết tắt mơ hồ khác: NLT (không muộn hơn) và LMK (cho tôi biết).

Thuật ngữ công ty và ngành

“ASP” (giá bán trung bình) có thể phổ biến ở nơi làm việc của bạn như từ “nghỉ trưa”.Nhưng nó có lẽ có rất ít hoặc không có ý nghĩa gì đối với khách hàng.Bất kỳ thuật ngữ và từ viết tắt nào thông dụng với bạn — từ mô tả sản phẩm đến cơ quan giám sát của chính phủ — thường xa lạ với khách hàng.

Tránh sử dụng biệt ngữ khi nói.Tuy nhiên, khi bạn viết, bạn có thể tuân theo quy tắc mà chúng tôi đã đề cập ở trên: Đánh vần lần đầu tiên, đặt chữ viết tắt trong ngoặc đơn và sử dụng chữ viết tắt khi được đề cập sau.

phải làm gì

Ngôn ngữ phím tắt - chữ viết tắt, từ viết tắt và biệt ngữ - trong tin nhắn văn bản và email có thể sử dụng được trong một số trường hợp hạn chế.Chỉ cần ghi nhớ những nguyên tắc này:

Chỉ viết những gì bạn muốn nói to.Bạn có chửi thề, nói LOL hoặc chia sẻ điều gì đó bí mật hoặc cá nhân với đồng nghiệp hoặc khách hàng không?Chắc là không.Vì vậy, hãy tránh xa những điều đó trong giao tiếp chuyên nghiệp bằng văn bản.

Hãy chú ý đến giọng điệu của bạn.Bạn có thể thân thiện với khách hàng, nhưng có thể bạn không phải là bạn bè, vì vậy đừng giao tiếp như với một người bạn cũ.Ngoài ra, giao tiếp trong kinh doanh phải luôn có vẻ chuyên nghiệp, ngay cả khi giữa bạn bè.

Đừng ngại gọi.Ý tưởng về tin nhắn văn bản và trong hầu hết các trường hợp là email?Ngắn gọn.Nếu bạn cần chuyển tiếp nhiều suy nghĩ hoặc một vài câu, có lẽ bạn nên thực hiện cuộc gọi.

Đặt kỳ vọng.Hãy cho khách hàng biết khi nào họ có thể mong đợi phản hồi bằng tin nhắn và email từ bạn (tức là bạn sẽ trả lời vào cuối tuần hay sau giờ làm việc?).

Sao chép từ Tài nguyên Internet